Escritório de Projetos ou de Iniciativas: o que, para quê?

25/11/14

 

O Gerenciamento tem sido a arma utilizada nas organizações públicas ou privadas para maximizar os resultados da operação. O Gerenciamento de Projetos é divulgado como a ferramenta a ser utilizada nos momentos especiais, de investimentos de capital principalmente, mas também de reestruturação organizacional e outros.

O momento presente traz metas desafiadoras com muita dinamicidade e as mudanças organizacionais passam a fazer parte da rotina. Poucos são os setores ou áreas onde os processos podem se manter perenes sem afetar a necessidade de resultados maiores ou melhores. Esta dinamicidade aponta para as organizações que além de projetos elas devem estar atentas a estudos situacionais ou a ações pontuais para o reconhecimento, a manutenção ou correção de rotas.

Os estudos são fundamentais para que as organizações possam conhecer cada vez mais e melhor a situação de seu ambiente. Também auxiliam na mensuração e análise de questões importantes para a definição de novos caminhos que precisem ser seguidos. Através de ações menos complexas a equipe consegue organizar dados ou estruturas simples, executar tarefas não rotineiras que se mostrem importantes em um momento de desvio de resultados, ou ainda decidir sobre alguma mudança pontual que deva ser exercida imediatamente. Somadas às necessidades de desenvolvimento de projetos para expansão, melhoria ou alterações estruturais mais complexas, os estudos e as ações definem a gama de iniciativas que as organizações precisam planejar e executar para se manterem sustentáveis.

O escritório de iniciativas é portanto mais abrangente que um escritório de projetos, por tratar de outros objetivos e tipos de investimento de recursos além daqueles apontados para os projetos. Mesmo com esta abrangência maior sua organização traz semelhanças com o segundo, pois há de se estruturar um ambiente capaz de gerenciar os recursos existentes em um portfólio. Este portfólio de iniciativas deve fazer com que a organização alcance suas metas estratégicas, modificando suas competências e valor.

Aí então estão apresentadas duas dimensões de propósito destas iniciativas, estruturadoras de competências ou geradoras de valor. Um portfólio saudável deve estar balanceado entre estes dois propósitos, bem como entre as naturezas das iniciativas. Toda organização deve manter viva e investir na ampliação de suas competências, o que a capacitará e a manterá competitiva no futuro com novos patamares de resultado. E claro devem também manter sua capacidade atual de gerar valor, melhorando sempre que possível com ganhos de qualidade ou quantidade em seus resultados tangíveis.

O escritório de iniciativas é portanto uma estrutura organizacional que objetiva a gestão de recursos físicos e financeiros importantes para elevar a organização a um novo patamar de efetividade. Ele deve ser orientado pela estratégia da organização desdobrada em programas, metas e pelo ambiente monitorado constantemente por um sistema de informação eficaz. Esta estrutura tem sob sua responsabilidade um portfólio de Estudos, Projetos e Ações capazes de corrigir ou melhorar as rotinas que irão alcançar as metas organizacionais. Além disso o portfólio de iniciativas deve capacitar a organização a ser sustentável no longo prazo. Um bom portfólio de iniciativas deve estar equilibrado entre iniciativas geradoras de valor e estruturadoras de competências.

 

Aí então estão apresentadas duas dimensões de propósito destas iniciativas, estruturadoras de competências ou geradoras de valor. Um portfólio saudável deve estar balanceado entre estes dois propósitos, bem como entre as naturezas das iniciativas. Toda organização deve manter viva e investir na ampliação de suas competências, o que a capacitará e a manterá competitiva no futuro com novos patamares de resultado. E claro devem também manter sua capacidade atual de gerar valor, melhorando sempre que possível com ganhos de qualidade ou quantidade em seus resultados tangíveis.

O escritório de iniciativas é portanto uma estrutura organizacional que objetiva a gestão de recursos físicos e financeiros importantes para elevar a organização a um novo patamar de efetividade. Ele deve ser orientado pela estratégia da organização desdobrada em programas, metas e pelo ambiente monitorado constantemente por um sistema de informação eficaz. Esta estrutura tem sob sua responsabilidade um portfólio de Estudos, Projetos e Ações capazes de corrigir ou melhorar as rotinas que irão alcançar as metas organizacionais. Além disso o portfólio de iniciativas deve capacitar a organização a ser sustentável no longo prazo. Um bom portfólio de iniciativas deve estar equilibrado entre iniciativas geradoras de valor e estruturadoras de competências.

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